Đối với  người dùng MailTo

Tất cả những người dùng phần mềm MailTo đều phải đồng ý chỉ gửi đi các bản tin email được phép của người nhận khi đăng ký sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Điều này có nghĩa là tất cả email của người nhận đều phải đã xác nhận opt-in với cá nhân hoặc tổ chức gửi email.

Việc opt-in có thể thực hiện thông qua hình thức form đăng ký trên website, form đăng ký điện tử tại một địa điểm, hoặc bản đăng ký vật lý (trên giấy hoặc các chất liệu khác). Bất kì form đăng ký opt-in nào cũng nên có mô tả rõ ràng về những thứ sẽ được gửi và mức độ thường xuyên gửi. Các danh sách đi mua không được sử dụng trong hệ thống MailTo, bất kể nguồn gốc hoặc tình trạng cho phép. Ngoài ra, MailTo cũng đưa ra các điều kiện khi bạn gửi một chiến dịch email marketing. Với mỗi chiến dịch email marketing, bạn cần đảm bảo tỉ lệ email hỏng dưới 5%. Điều này giúp MailTo xây dựng dịch vụ email marketing ngày càng chất lượng hơn và đem tới hiệu quả thực sự cho khách hàng. Tỉ lệ email hỏng sẽ thay đổi theo thời gian bởi MailTo.

Khi là người dùng của MailTo, bạn không được:

• Thu thập email từ các website khác
• Mua lại danh sách (bất kể chúng là opt-in hay không)
• Có trường được tích sẵn trong form đăng ký nhận tin
• Có một form đăng ký nhận tin đăng ký người dùng vào các danh sách không liên quan
• Gửi đi các nội không liên quan đến danh sách nhận bản tin của bạn
• Thêm một địa chỉ email vào danh sách mà không được phép của người nhận
• Gửi email tới một người đã đề nghị được xóa khỏi danh sách của bạn
• Sử dụng một danh sách cũ hơn 6 tháng mà không xác nhận lại việc đăng ký nhận tin của người nhận

Bạn được:

• Gửi một bản tin thường xuyên tới những người nhận đã đăng ký opt-in để nhận nó
• Gửi đi các thông tin và nội dung tới những người nhận đã đề nghị để nhận được nội dung về chủ đề đó từ cá nhân bạn hoặc tổ chức của bạn.

Thực thi chính sách

MailTo thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác nghiêm ngặt. Các biện pháp nghiêm ngặt mà chúng tôi đặt ra để thực hiện Chính Sách Chống Thư Rác bao gồm:

• Chúng tôi xem xét và theo dõi việc nhập các danh sách email lớn. Bao gồm xem xét nguồn gốc danh sách, thời gian đã sử dụng danh sách, phương pháp thu thập và cách xác nhận.
• Chúng tôi sử dụng các bản ghi MD5 nhận biết các danh sách email không hợp pháp thường được phát tán trên mạng.
• Một nhân viên của chúng tôi sẽ kiểm duyệt các email được gửi tới trên 5.000 người nhận và quyết định chấp nhận hay từ chối nó. Ngưỡng này là 500 người nhận với các khách hàng mới sử dụng dịch vụ của chúng tôi ít hơn 2 tháng.
• Chúng tôi sử dụng một công cụ kiểm tra nội dung để theo dõi và đánh dấu bất cứ mẫu email nào chứa những từ thường được gửi tới các danh sách không hợp pháp.
• Một bản ghi của mỗi email đã gửi đi qua hệ thống được lưu lại.
• Bất kỳ khách hàng nào bị phát hiện đang sử dụng MailTo để gửi thư rác sẽ ngay lập tức bị cắt sử dụng dịch vụ.
• Mỗi email, dù là Text hay HTML, đều chứa một đường link dừng nhận tin bắt buộc ở phía cuối email. Đường link này không thể gỡ bỏ.

Cấp độ xử lý

• Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 5%: MailTo sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 1 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ
• Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 6%: MailTo sẽ hạn chế tốc độ gửi mail đồng thời gửi mail cảnh báo lần 2 về tình trạng mail hỏng lớn để khách hàng kiểm tra và điều chỉnh lại danh sánh liên hệ
• Đối với các tài khoản có mức mail hỏng trong ngày lên đến 7%: MailTo mail thông báo về tình trạng mail hỏng lớn và tạm khóa tài khoản đến khi khách hàng có thể chứng minh được độ tin cậy của danh sách liên hệ và đảm bảo tình trạng lượng mail hỏng lớn không tiếp tục xảy ra.
• Đối với các tài khoản đã bị khóa lần 1, sau khi tài khoản được kích hoạt lại mà vẫn có tình trạng mail hỏng lớn ( 6% mail hỏng trong ngày), MailTo sẽ thực hiện khóa tài khoản vĩnh viễn.

Việc xử lý các tài khoản vi phạm được Bizmai thưc thi nghiêm ngặt để đảm bảo việc chống thư rác, xây dựng dịch vụ Email marketing chất lượng cao mang lại hiệu quả thực sự cho người sử dụng.

Thủ tục xử lý phàn nàn

Chúng tôi có một Chính Sách Chống Thư Rác nhiêm ngặt. Tài khoản của bạn sẽ bị chấm dứt ngay lập tức chấm dứt nếu bạn gửi thư rác. Thư rác được định nghĩa là email gửi tới những người bạn không có mối quan hệ làm việc hoặc chưa từng đăng ký nhận tin (opt-in) từ bạn. MailTo dành cho các doanh nghiệp và các tổ chức những người có một danh sách được thiết lập từ các địa chỉ email đã được phép, đã xác nhận opt-in. Chúng tôi chỉ cung cấp sản phẩm cho những người tuân thủ Chính Sách Chống Thư Rác.

Khi nhận được phàn nàn từ người nhận email của bạn. Để xác định xem bạn đã vi phạm chính sách chống thư rác hay chưa, chúng tôi sẽ:

Thủ tục xử lý phàn nàn không chính xác

Chúng tôi nhận thấy có khả năng những người đã đăng ký nhận tin từ bạn có thể đã quên rằng họ đã đăng ký. Vì lý do này, chúng tôi lưu lại địa chỉ IP và ngày đăng ký cho tất cả những người đăng ký nhận tin mới. Nếu chúng tôi nhận được phàn nàn từ một người đăng ký nhận tin đã có bản ghi này và email được gửi tới họ chứa những nội dung họ đã đăng ký, thì chúng tôi sẽ thông báo cho người nhận ngày và máy tính mà họ đã đăng ký, và cung cấp một đường link để họ dừng nhận tin từ bạn. Với loại phàn nàn này, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn, giải thích những gì chúng tôi đã làm, và xem xét trang web của bạn và có thể đề nghị bạn thay đổi các thông báo hoặc các mô tả mà bạn cung cấp khi có người nhận tin đăng ký vào danh sách của bạn.

Nếu người phàn nàn không đăng ký qua website của bạn (vd: được bạn nhập từ file vào hệ thống) sẽ không có bản ghi IP hoặc ngày đăng ký. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ điều tra tình hình, xem email bị phàn nàn, và nếu nó được xác định rằng có thể bạn đã gửi đi thư rác, chúng tôi sẽ ngay lập tức vô hiệu hóa chức năng gửi email trong tài khoản của bạn và sẽ liên lạc với bạn bằng email và/hoặc điện thoại. Ngay khi chúng tôi trao đổi với bạn và có thể xác minh lại rằng người nhận tin đúng là đã đăng ký opt-in, chúng tôi sẽ bỏ việc chặn chức năng gửi.